Експерти визнають важливість врахування потреб конкретної організації в процесі вибору CMS для корпоративного сайту, але вони рідко готові сказати щось по суті. Ключовим критерієм при виборі CMS повинні бути фактори, що безпосередньо впливають на успіх людей, які будуть її використовувати.

Прокляття корпоративного програмного забезпечення

Неофіційні дані говорять про те, що навіть проекти, які на початковій стадії здаються успішними, скоро можуть провалитися, якщо використовувана CMS не відповідає стилю роботи і потреб організації.

Ці проблеми виникають тому, що купують програмне забезпечення для підприємств одні люди, а працюють з ним зовсім інші. І щоб вирішити цю проблему, потрібно зрозуміти, хто буде використовувати CMS і які їхні основні потреби.

Користувачі, будь CMS діляться на три категорії: розробники, що налаштовують і запускають програмний продукт, редактори, що створюють контент, і менеджери, що використовують інтернет-контент для досягнення конкретних бізнес-цілей. Щоб вибрати платформу, яка буде ефективно працювати в компанії, необхідно зрозуміти, як CMS впливає на виконання щоденних завдань і з якими труднощами доводиться стикатися її користувачам.

Інструменти, відповідні розробникам

Всі розробники знають, що немає двох однакових CMS. Одні платформи акуратно розділяють дані програми, подання та бізнес-логіку, що робить їх легко расширяемыми і налаштованим. На іншому кінці «спектру» ви знайдете CMS, чиї «нутрощі» складаються з коду, надмірно складного і погано структурованого. А адже те, що ховається «під капотом» CMS, має величезне значення, тому що погано спроектований код уповільнює роботу, погіршує настрій і деморалізує навіть самих досвідчених розробників, перетворюючи будь-яку перспективну ініціативу в нескінченну малоприємну процедуру.

На жаль, різниця між якісною та неякісною платформою для створення корпоративного сайту може стати очевидною лише на етапі її впровадження. Але коли ви тільки вибираєте програмний продукт, що їх дуже важко відрізнити один від одного.

Підприємства часто намагаються зменшити ці ризики, роблячи ставку на популярних постачальників CMS. Дійсно, популярність у співтоваристві розробників вирішує багато недоліків погано продуманої архітектури: загадки технічного плану швидко вирішуються після швидкого пошуку в Google; існує безліч тем і плагінів для розширення стандартного функціоналу. Також ви завжди зможете знайти досвідченого технічного працівника для обслуговування цих платформ.

Але розвиток API-орієнтованих сервісів і нові підходи до розміщення контенту надали старої історії новий поворот. Новий тип CMS приховує складні внутрішні процеси за шаром API. Все, що потрібно зробити розробнику, щоб встановити контент, це сформувати виклик API і через мілісекунди належним чином відформатувати повертається відповідь. Коли розробник працює з одним із популярних мов програмування, витрати на обслуговування такої системи будуть незначні.

Це означає, що творці движка повинні досконально продумати його архітектуру, а також додатково подумати про безпеки і продуктивності. Традиційні виробники пропонують складне програмне забезпечення, на освоєння якого йдуть місяці, але воно широко використовується в співтоваристві розробників, до яких можна звернутися. Нові гравці на ринку пропонують прості сервіси, без необхідності використання навичок програмування. Але пройдуть роки, перш ніж їх продукти стануть досить популярні й авторитетні в середовищі розробників.

Ось деякі питання, які допоможуть вам зважити всі плюси і мінуси цих варіантів:

  • Наскільки високий рівень знань потрібно, щоб освоїти CMS? Надає обрана CMS дані стандартним способом? Характеризується вона чітким розподілом завдань? Наскільки добре задокументований код? Можлива користувацьке налаштування CMS? Які інструменти доступні для розробників?
  • Як велике співтовариство розробників даної CMS? Наскільки багато технічних фахівців, які спеціалізуються на даному продукті? Наскільки просто усунення неполадок? Підтримується додатково функція статистики?
  • Поставляється чи CMS з оригінальним API? Який тип даних програмно доступний? Докладна та інформативна чи документація по API? Наскільки важко налаштувати API?

Страх редакторів перед мануалами

Програмісти розцінюють наявність докладної документації програмного забезпечення як ознака якості продукту. У редакторів ж протилежну думку: кращі CMS для розробки корпоративного сайту не містять документації взагалі, тому що вони повинні бути інтуїтивно зрозумілими.

На жаль, більшість інтерфейсів частіше характеризуються не надто зрозумілою роботи з базою даних і не продуманим інтерфейсом. Деякі розробники намагалися вирішити дану проблему з допомогою поліпшення стилів і шаблонів, додаючи мітки і різні підказки, щоб спростити використання CMS для редакторів. Але покращений інтерфейс не зробить CMS більш інтуїтивною — для цього потрібно покращувати інструментарій для авторів.

Для цього потрібно, щоб розробники створювали CMS, орієнтуючись на операції, які виконують редактори та автори. Наприклад, підготовка і завантаження адаптивних зображень, визначення застарілого контенту, який потребує оновлення, налаштування міток полів або оновлення тексту довідки. Якісний інструментарій створений таким чином, щоб редакційні колективи могли визначати модель контенту і налаштовувати інтерфейси без необхідності редагувати код.

Цей акцент взаємопов’язаний з проблемами структурування контенту в рамках CMS. Традиційні, орієнтовані на сторінки інструменти, використовують великі масиви даних, в яких вміст перемішується зі стилями форматування і елементами макета.

Рішення більшості цих проблем полягає в поділі контенту різного типу на невеликі частини даних і збереження цих даних окремо від елементів візуального представлення.

Організація контенту чинить значний вплив на продуктивність команди, тому що це обумовлює використання редакторами різних інструментів. Орієнтовані на сторінки CMS дозволяють авторам грати роль дизайнера і турбуватися про те, як будуть виглядати в браузері. CMS зі структурованим контентом дозволяють авторам діяти, як архітекторам, які додають окремі частини у відповідності з обмеженнями конкретного каналу. Головне питання, яке ви повинні задати собі, який варіант використання має вирішальне значення для вашого бізнесу?

При виборі CMS для корпоративного сайту під ключ визначте, як вона буде використовуватися в організації, і які редакційні процеси у вас вже налагоджені, а потім дайте відповідь на наступні питання:

  • Наскільки настроюється є CMS? Можуть бути визначені користувальницькі типи даних без навичок кодування? Як йдуть справи з настроювання користувальницького інтерфейсу? Може бути інструментарій адаптований з урахуванням робочих процесів команди? Буде CMS задовольняти запитам декількох груп користувачів?
  • Підтримує CMS високоякісні презентації? Включає CMS шаблони дизайну? Можуть редактори вибирати шаблони і стилі для окремих елементів сторінки? Які опції перегляду підтримуються? Є елементи автоматично масштабованими для різних екранів і пристроїв?
  • Підтримує CMS структурований контент? Розбитий контент на різні блоки? Зберігаються дані, що вводяться у відповідності з різними типами даних? Потрібно редакторам займатися форматом і стилями записів? Як легко визначається і підтримується кілька типів контенту?

Як допомогти менеджерам побачити загальну картину

Інтереси менеджерів досить рідко враховуються при виборі CMS. Така лінія поведінки веде до ігнорування думки людей, які приймають рішення, таких як головні редактори, маркетологи або продакт-менеджери.

Менеджери є важливим елементом при створенні контенту, що задовольняє потребам компанії. Це складний процес, який вимагає навичок планування та уваги до деталей. CMS може допомогти їм стати активною частиною процесів, що відбуваються в компанії в цілому: визначати, який контент є актуальним, який тип контенту потрібно розміщувати в подальшому, який застарів і потребує оновлення або заміни. Концептуальна інформація також допомагає відображати на ресурсах компанії останні зміни, перевіряти актуальність і візуалізувати останні зміни дизайну корпоративного сайту.

Плутанина з правами і доступами це ще одне джерело для занепокоєння менеджерів, тому що про реалізацію цього функціоналу розробники CMS думають в останню чергу. Менеджери, які роблять ставку на масове залучення нових учасників мережі, наполягають на реалізації доступу до панелі в один клік для нових учасників і мало дбають про якісь розширені функції для старих. Ті, хто працює зі стабільними командами, більше зацікавлені у зборі розширеної інформації про авторів.

Те ж саме стосується робочих процесів: організації з однорівневою структурою цілком можуть обійтися без складних процедур затвердження. В той же час більш складно організовані компанії потребують декількох етапах затвердження, перш ніж новий матеріал потрапить на головну сторінку. Все це зайвий раз доводить, що цілі, які ставить перед собою команда, багато в чому обумовлюють ті очікування, які вона пов’язує з роботою майбутньої CMS.

Навіть, якщо постачальники CMS запевняють вас, що їх продукт підтримує управління ролями і правами доступу, не забудьте перевірити, чи відповідає даний компонент вашим потребам, або вам доведеться наймати фахівця для додаткової настройки.

Ось ще кілька запитань, на які варто відповісти перед остаточним вибором CMS:

  • Як через CMS можна відстежувати різні види діяльності? Як можна відстежувати заходи організації? Чи підтримуються повідомлення? Які є фільтри і параметри звітів? Яка інформація доступна для індивідуальних облікових записів?
  • Як реалізована система управління ролями і правами доступу? Які існують ролі за замовчуванням? Що потрібно зробити, щоб додати користувальницькі ролі? Чи може користувач переглядати свої поточні права доступу? Наскільки просто здійснюється додавання авторів?
  • Підтримує CMS конкретні робочі процеси? Може бути автоматизований процес публікації контенту? Доступні в CMS шаблони робочих процесів? Як легко для них додаються користувальницькі етапи та значення?

Людський фактор

Успіх або провал проекту CMS багато в чому залежить від людського фактору. CMS виконує різні функції для різних підрозділів, і це вимагає стратегічних компромісів. Деякі компроміси взаємопов’язані: CMS на базі API просто взаємодіє з хмарними сервісами аналітики і A / B тестування; CMS з упором на редакторський функціонал надає нові можливості для менеджерів по налаштуванню робочих процесів. Можливо, що і ваша організація опиниться перед важким вибором того, чиїми інтересами знехтувати при виборі CMS.

У минулому звичайний спосіб вирішення таких протиріч полягав у тому, щоб покласти тягар вибору на плечі IT-відділу або керівників вищої ланки.

Замість цього краще підійти до даної проблеми з точки зору ваших виробничих процесів. Подумайте над тим, які завдання виконують підрозділи: розробники створюють користувальницький функціонал і здійснюють оперативну підтримку; редактори створюють, відновлюють та підтримують вміст; менеджери контролюють процеси і визначають, як публікується контент впливає на бізнес.

Визначте слабкі ланки, де найчастіше виникають затримки і збої. Це ваші вузькі місця: вони уповільнюють здійснення планів організації і змушують людей працювати під тиском.

Для новоствореного бізнесу, обмеження часто визначає потребу в IT-розробках. Для Вузів обмеження можуть полягати в наявності вільного часу і технічних навичок членів професорсько-викладацького складу. У медіа-компаніях з постійним потоком свіжих матеріалів найбільший приріст продуктивності може дати усунення перешкод на шляху маркетингової команди.

Вибір CMS з урахуванням цих вузьких місць підвищує продуктивність користувачів по декількох напрямках: від усунення помилок і прискорення генерації контенту до спрощення інтерфейсу і забезпечення більш комфортних умов роботи. Допомагаючи різним підрозділам впоратися з конкретними проблемними ділянками, ви отримаєте користь, що виходить далеко за рамки простого усунення даної проблеми — робота всієї організації стане більш гнучкою і злагодженою.

Установка на успіх

CMS для корпоративного сайту — це інструмент, який визначає вашу присутність в інтернеті, обслуговує редакційні процеси і впливає на продуктивність усієї команди. Тому вибір CMS-платформи занадто важливий, щоб у прийнятті рішення керуватися тільки технічними критеріями або потребами частини команди.

Візуалізація створення контенту, орієнтована на залучення усієї організації, допомагає уникнути внутрішніх розбіжностей і ефективно вирішувати пріоритетні завдання.

Почніть з визначення того, хто у вашій організації буде задіяний в роботі з CMS. Ми говорили про розробників, редакторів і менеджерів. Але список зацікавлених сторін може включати в себе і інших фахівців. Далі з’ясуйте причини найбільших компромісів при виборі. Є наявність розвиненого спільноти розробників визначальним фактором? Як повинен бути структурований ваш контент? Яка роль менеджерів в робочому процесі?

Опрацювавши ці питання, ви зможете сформулювати потреби і очікування майбутніх користувачів, які потім можуть бути переведені в контрольний список технічних вимог.

Озброєні цими знаннями, ви зможете переглянути свій підхід до вибору CMS. І як тільки ви це зробите, прийняте на озброєння нове програмне забезпечення більше не буде для вас джерелом невизначеності, ризиків і тривог, а допоможе вашій організації стати більш гнучкою, цілеспрямованій та згуртованій.

Переклад статті «Choosing a CMS Your Organization Will Love» був підготовлений дружною командою проекту Сайтостроение від А до Я.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here